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El final de año y el inicio de un nuevo curso es un momento emocionante para los negocios. Las empresas aprovechan estas semanas para hacer balance del año que finaliza y, sobre todo, para poner a punto todas sus áreas para hacer el año con todo bien planificado y organizado.
Por eso, es fundamental durante estos días repasar las obligaciones para todas las empresas en materia laboral que han de cumplirse en 2024 y, así, evitar problemas legales y cuantiosas multas que lastren los resultados de una empresa.
Para facilitar esta tarea, hemos listado las cuatro obligaciones para todas las empresas que se deben implementar en cualquier caso y otras dos medidas que tienen carácter voluntario, pero que son recomendables para cualquier organización.
Obligaciones para todas las empresas que son ineludibles
1. Registro retributivo anual
Con independencia del número de empleados, las empresas deberán realizar un registro con los valores medios de los salarios, los complementos salariales y las percepciones extrasalariales de su plantilla, desagregados por sexo y distribuidos por grupos profesionales, categorías profesionales o puestos de trabajo iguales o de igual valor.
Este registro tendrá carácter anual y deberá actualizarse en caso de existir cambios sustanciales en la empresa.
Las personas trabajadoras tendrán derecho a acceder al registro salarial de su empresa, a través de la representación legal de las personas trabajadoras.
Además, en el caso de las empresas de al menos 50 trabajadores, cuando el promedio de las retribuciones de un sexo sea superior al otro en, al menos, un 25%, se deberá incluir una justificación de dicha diferencia.
2. Protocolo de acoso laboral
Conforme a las normativas de aplicación, y a la vista de que el acoso laboral es una conducta expresamente prohibida por nuestra legislación, todas las empresas se encuentran obligadas a implementar un protocolo de actuación frente al acoso laboral, sexual y por razón de sexo. En él se deben estipular procedimientos específicos que permitan prevenir y actuar frente a esta clase de conductas.
Así, el documento del protocolo de acoso laboral recogerá la política de la empresa frente a las conductas de acoso sexual, por razón de sexo, discriminación y acosos discriminatorios, el acoso moral y, en general, de la violencia que se produzca en el entorno del trabajo.
Entre otros aspectos, en el mismo se establecen los mecanismos y procedimientos para conocer el alcance de estos comportamientos, así como para contribuir a la detección de situaciones de riesgo.
Se trata de un protocolo obligatorio para todas las empresas, independientemente de su dimensión. En este sentido, no basta con tener el documento, sino que deberá estar convenientemente implantado y difundido. Las sanciones para empresas que no cumplan con la obligación de contar con un protocolo para el acoso laboral pueden ir desde los 7.501 euros hasta los 225.018 euros.
En el caso de llegar a los tribunales, habría que sumar las multas impuestas por el Juzgado o Tribunal a la empresa, si se llegara a demostrar que la empresa no tenía implantado el debido protocolo de acoso laboral obligatorio, o el que tenía implantado era insuficiente o ineficiente. Así como la posible indemnización por daños que pudiera reclamar la víctima.
Aparte de esto, la empresa podría también perder de forma automática cualquier ayuda o bonificación que viniera recibiendo, y no poder volver a solicitarlas en un período de entre 2 a 6 años. De ahí que la segunda de las obligaciones para todas las empresas sea especialmente sensible.
3. Protocolo de Desconexión Digital
El derecho a la desconexión digital se configura, en la normativa de protección de datos, como un derecho de todas las personas trabajadoras, que le permite garantizar, fuera del tiempo de trabajo legal o convencionalmente establecido, el respeto de su tiempo de descanso, permisos y vacaciones, así como de su intimidad personal y familiar.
En consecuencia, en dicha normativa se contiene el deber de todas las empresas de contar con una política interna para el ejercicio del derecho a la desconexión digital.
Así, esta política consiste en un procedimiento interno, obligatorio para todas las empresas, para garantizar el derecho a la desconexión digital y preservar el tiempo de descanso una vez finalizada la jornada laboral de la persona trabajadora.
La multa por no disponer del protocolo de desconexión digital puede acarrear una infracción grave, de hasta los 7.000 euros.
4. Acuerdos de teletrabajo
La tercera de las obligaciones para todas las empresas en materia laboral que debemos tener en cuenta en 2024 solo es imprescindible para las organizaciones que hayan implantado la modalidad de teletrabajo.
Desde la entrada en vigor del reciente Real Decreto-ley 5/2023, todas las empresas que acudan a la modalidad de teletrabajo o trabajo a distancia tienen la obligación de formalizar y firmar un acuerdo de teletrabajo.
Para poder ser considerado como teletrabajo, se requiere un porcentaje mínimo de un 30% sobre el total de la jornada, en un período de referencia de 3 meses. Por ejemplo, si el trabajador realiza, al menos, 2 días de teletrabajo a la semana, ya tendría la consideración de trabajo a distancia.
La normativa exige determinadas formalidades a la hora de suscribir un acuerdo de teletrabajo, así como un contenido mínimo obligatorio (tipo de modalidad, duración, ubicación, distribución del tiempo de trabajo, compensación, etc.).
No firmar un acuerdo de teletrabajo implicará para la empresa multas de entre 7.500 y 225.000 euros.
Además, las sanciones relativas a la prevención de riesgos laborales en esta materia se prevén, en su grado máximo, de hasta 983.736 euros. Por lo que estamos ante una de las obligaciones para todas las empresas que han implantado el teletrabajo de gran relevancia.
Medidas voluntarias recomendables
5. Protocolo de medios informáticos
El protocolo de medios informáticos o monitorización consiste en un código de conducta que regula las normas en materia de uso de dispositivos informáticos y móviles puestos por la empresa a los trabajadores para el desarrollo de su actividad laboral.
Además, sirven para informar a los trabajadores de sus derechos y obligaciones en el uso de esos medios. Así como de la monitorización de los dispositivos por parte de la empresa para el control empresarial, pudiendo acceder a los dispositivos del ordenador en caso de tener alguna sospecha de ilícitos laborales y, aplicar, en su caso, el régimen disciplinario que corresponda.
Como señalamos antes, esta no es una de las obligaciones para todas las empresas que se debe cumplir sí o sí. Sin embargo, aunque su implementación sea voluntaria, es recomendable a fin de establecer los criterios de utilización de los dispositivos digitales empleados en el entorno de trabajo y los límites mínimos de protección de la intimidad de los trabajadores.
Sin este protocolo es complicado que prospere una sanción o despido a una persona trabajadora en base a su uso de los medios informáticos.
6. Códigos éticos
El código ético o de conducta es un conjunto de normas que, en caso de ser implantado de manera unilateral por la empresa, será de obligado cumplimiento para las personas trabajadoras. Este código reúne las reglas, criterios y valores de la empresa y de la actividad laboral, especialmente en lo que concierne a la ética, para controlar la conducta de los empleados dentro de la filosofía y valores de la empresa. Entre otros, contemplan principios como los de responsabilidad, profesionalidad, dedicación, confidencialidad e independencia.
El incumplimiento de los códigos de conducta por la persona trabajadora, cuando se hubieran incorporado al contrato de trabajo, supone que incurre en desobediencia y podrá ser sancionado por esto.
¿Las compañías de mayor tamaño tienen más obligaciones laborales?
Más allá de estas seis obligaciones para todas las empresas, debemos hacer hincapié en que las compañías con 50 o más trabajadores tienen que hacer frente a otras medidas de carácter obligatorio. Por ejemplo, la aprobación e implementación de un plan de igualdad o mantener una cuota del 2% de reserva de puestos de trabajo para personas con discapacidad.
Por eso, hemos elaborado un artículo sobre las 10 obligaciones de las empresas con más de 50 trabajadores, en el que se incluyen todas las actuaciones que deben poner en marcha estas compañías.
En Vento Abogados & Asesores contamos con un equipo de abogados laboralistas con una amplia experiencia a sus espaldas en la elaboración, implementación, actualización y supervisión de protocolos frente al acoso, planes de desconexión digital y el resto de obligaciones para todas las empresas.
Si desea recibir más información o necesita un asesoramiento integral en lo relacionado con las obligaciones para todas las empresas en 2024, no dude en ponerse en contacto con nosotros.
