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En un mundo cada vez más digitalizado, donde los datos personales circulan constantemente a través de aplicaciones, servicios en línea y bases de datos de todo tipo, la protección de la privacidad se ha convertido en una valor fundamental en cualquier organización.
El riesgo reputacional y de sanciones son muy altos para cualquier empresa, independientemente de su sector y tamaño. En este contexto, designar un Delegado de Protección de Datos en una empresa resulta esencial para garantizar el tratamiento de los datos personales conforme a la normativa y evitar riesgos.
¿Qué es un Delegado de Protección de Datos?
El Delegado de Protección de Datos, conocido habitualmente por sus siglas DPD o DPO (del inglés Data Protection Officer), es el profesional encargado de supervisar que una organización cumpla adecuadamente con la normativa vigente en materia de protección de datos personales. Su papel resulta fundamental porque actúa como nexo entre tres actores principales:
- La propia organización o empresa para la que trabaja.
- Los ciudadanos cuyos datos son tratados.
- Las autoridades de control, en nuestro caso la Agencia Española de Protección de Datos.
Entre sus funciones principales destaca la de informar y asesorar a la organización y a sus empleados sobre las obligaciones derivadas de la normativa de protección de datos, supervisar el cumplimiento de dicha normativa, cooperar con la autoridad de control y actuar como punto de contacto para los interesados que deseen ejercer sus derechos sobre sus datos personales. Además, el DPD debe ser consultado antes de llevar a cabo tratamientos que puedan entrañar un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas.
A la hora de designar un Delegado de Protección de Datos es fundamental tener en cuenta la independencia con la que debe actuar este profesional. La normativa garantiza que el DPD no pueda recibir instrucciones sobre cómo desempeñar sus funciones ni ser destituido o sancionado por cumplir con sus cometidos. Esta protección resulta esencial para que pueda ejercer su labor de supervisión sin presiones ni interferencias.
¿Quién puede ser Delegado de Protección de Datos?
La normativa no exige una titulación específica para ejercer como DPD, pero sí establece que debe tratarse de una persona con conocimientos especializados del Derecho y la práctica en materia de protección de datos. El nivel de especialización requerido para designar un Delegado de Protección de Datos dependerá de la complejidad de los tratamientos que realice la organización y del volumen de datos personales que maneje.
El DPD puede ser un empleado de la propia organización que asuma estas funciones de forma adicional a otras responsabilidades, siempre que no exista conflicto de intereses; o bien un profesional externo contratado específicamente para esta labor mediante un contrato de prestación de servicios.
En la práctica, muchas pequeñas y medianas empresas optan por la contratación externa, mientras que las grandes corporaciones suelen contar con un DPD interno o incluso con un equipo dedicado a esta función.
¿Cómo se designa al DPD ante la Agencia Española de Protección de Datos?
Tras designar un Delegado de Protección de Datos, la organización debe comunicar este nombramiento a la Agencia Española de Protección de Datos de forma obligatoria en el plazo de 10 días a contar desde el nombramiento.
¿Cómo se comunica la decisión de designar un Delegado de Protección de Datos? El nombramiento se comunica a través de la sede electrónica de la AEPD, y en la comunicación deben incluirse los datos identificativos del DPD designado, sus datos de contacto profesional y la información relativa al responsable o encargado del tratamiento que efectúa la designación. También debe comunicarse cualquier modificación posterior en los datos del DPD, así como su eventual cese en el cargo.
La AEPD mantiene un registro público de Delegados de Protección de Datos que puede consultarse libremente, lo que facilita a los ciudadanos identificar al DPD de cualquier organización cuando deseen ejercer sus derechos o plantear consultas sobre el tratamiento de sus datos personales.
¿Qué entidades deben designar un Delegado de Protección de Datos obligatoriamente?
El Reglamento General de Protección de Datos europeo (RGPD) establece tres supuestos principales en los que resulta obligatorio el nombramiento de un Delegado de Protección de Datos:
- Cuando el tratamiento lo lleve a cabo una autoridad u organismo público, con la única excepción de los tribunales en el ejercicio de su función jurisdiccional.
- Cuando las actividades principales del responsable o encargado consistan en operaciones de tratamiento que requieran una observación habitual y sistemática de interesados a gran escala.
- Y en tercer lugar, cuando las actividades principales consistan en el tratamiento a gran escala de categorías especiales de datos, como los relativos a la salud, la orientación sexual o las convicciones religiosas, o de datos relativos a condenas e infracciones penales.
La Ley Orgánica de Protección de Datos y garantía de los derechos digitales española amplía considerablemente estos supuestos en los que hay que designar un Delegado de Protección de Datos de manera obligatoria.
Así, deben designar un Delegado de Protección de Datos:
- Los colegios profesionales y sus consejos generales.
- Los centros docentes y las universidades públicas y privadas.
- Las entidades que exploten redes y presten servicios de comunicaciones electrónicas.
- Los prestadores de servicios de la sociedad de la información que recaben información de los usuarios.
- Las entidades de crédito y los establecimientos financieros de crédito.
- Las entidades aseguradoras y reaseguradoras.
- Las empresas de servicios de inversión.
- Los distribuidores y comercializadores de energía.
- Las entidades responsables de ficheros de solvencia patrimonial.
- Las entidades que desarrollen actividades de publicidad y prospección comercial cuando elaboren perfiles de los destinatarios.
- Los centros sanitarios.
- Los operadores de juego.
- Las empresas de seguridad privada.
- Las federaciones deportivas cuando traten datos de menores de edad.
Conclusión: Por qué es clave designar un Delegado de Protección de Datos
El Delegado de Protección de Datos tiene un papel principal en el cumplimiento normativo de protección de datos. Así, designar un Delegado de Protección de Datos garantiza que las organizaciones cuenten con un experto que vele por el cumplimiento normativo y facilite a los ciudadanos el ejercicio efectivo de sus derechos.
En un entorno donde los datos personales representan un activo de enorme valor, contar con profesionales cualificados e independientes dedicados a su protección resulta más necesario que nunca para neutralizar riesgos y garantizar la privacidad de los datos personales.
En Vento Abogados & Asesores ofrecemos servicios de Protección de Datos para ayudar a las empresas a cumplir con la normativa en vigor, gestionar incidentes desde el punto de vista legal y asesorar a las organizaciones a la hora de designar un Delegado de Protección de Datos.
