En España, la posibilidad de que las empresas puedan acceder a los emails de los trabajadores o a su historial de navegación en ordenadores corporativos encuentra su regulación en varias normativas, como el Estatuto de los Trabajadores, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD).
Por el artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores se establece que el empresario podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales, guardando en su adopción y aplicación la consideración debida a su dignidad y teniendo en cuenta, en su caso, la capacidad real de los trabajadores con discapacidad.
En qué casos se puede acceder a los emails de los trabajadores
De este modo, el empleador está facultado a implantar cualesquiera medidas que considere oportunas al objeto de supervisar o controlar el trabajo de las personas a su servicio y el uso que hacen de los dispositivos corporativos. Pero esta facultad no es ni libre ni ilimitada: para acceder a los emails de los trabajadores o a su historial en los dispositivos corporativos es necesario que esta medida:
- Esté justificada.
- Sea proporcional.
- Haya sido previamente comunicada.
La empresa solamente podrá acceder a los emails de los trabajadores y al resto de la información del ordenador corporativo si ha advertido expresamente de ello y siempre que exista una razón legítima, como prevenir usos indebidos o proteger datos sensibles de la compañía. Y, además, aunque el empleador pueda acceder a los contenidos generados por el uso de estos dispositivos, dicho acceso al historial de navegación de los trabajadores y a sus correos electrónicos debe estar estrictamente limitado a la verificación del cumplimiento de las obligaciones laborales y a la protección de la integridad de los dispositivos. Asimismo, todos los trabajadores deberán ser informados de los criterios de utilización.
La importancia de contar con un protocolo de uso de medios informáticos
Para evitar conflictos y garantizar la seguridad jurídica, si bien no es obligatorio, es recomendable que las empresas implanten un protocolo de uso de medios informáticos que establezca claramente las normas sobre el uso del correo electrónico, Internet y otros recursos digitales de la compañía, especificando si existe monitorización y en qué condiciones se llevará a cabo.
El Tribunal Supremo ya venido recordando, en línea con los razonamientos del Tribunal Europeo de Derechos Humanos (TEDH), la necesidad de que, en estos casos, se informe a la persona trabajadora de la posibilidad de que el empleador tome medidas para acceder a los emails de los trabajadores o supervisar su historial y otras comunicaciones, respetando en todo caso la legislación laboral y garantizando la dignidad e intimidad del empleado.
En Vento Abogados & Asesores disponemos de un equipo de abogados laboralistas especializados en el diseño e implementación de protocolos de uso de medios informáticos para ayudar a las empresas a regular el empleo de sus recursos digitales y equipos.
