Cierre de la hoja registral de la compañía por falta de identificación del titular real

El final del año 2024 en el ámbito mercantil y societario ha estado marcado por el incremento de suspensiones de inscripciones registrales que han tenido como denominador común la falta de declaración de titularidad real prevista en la Disposición Adicional Tercera del Real Decreto 609/2023, de 11 de Julio, por el que se crea el Registro Central de Titularidades Reales (en lo sucesivo, “RECTIR”).

El cierre de la hoja registral ha cogido por sorpresa a muchas sociedades que, teniendo otorgado el correspondiente acta notarial de manifestaciones de titularidad real, creían encontrarse al corriente en el cumplimiento de dichas obligaciones. Pero…

1. ¿Es esta declaración suficiente o, por el contrario, la norma impone una obligación de comunicación adicional en favor del RECTIR?
2. ¿Cómo deben actualizar la información las sociedades mercantiles en el caso de que se produzcan modificaciones en la titularidad real?
3. ¿Cuáles son las consecuencias en caso de incumplimiento? ¿No cumplir estrictamente con la norma conlleva el cierre de la hoja registral?

Las anteriores cuestiones no han estado exentas de polémica. Recordamos a este respecto que, hasta la entrada en vigor del referido Real Decreto, las sociedades mercantiles venían obligadas a identificar a sus titulares reales a través de una doble vía:

1. Mediante el otorgamiento de un acta notarial de manifestaciones de titularidad real, que se incorporaba a la Base de Datos de Titulares Reales del Consejo General del Notariado.
2. Ante el Registro Mercantil, mediante la incorporación de dicha información en el formulario estandarizado para el depósito de las cuentas anuales.

El recurso del CGN

La falta de claridad en la redacción de la norma, entre otros motivos, ha propiciado que el Consejo General del Notariado interpusiese un recurso contencioso-administrativo ante la Sala de lo Contencioso-Administrativo del Tribunal Supremo para instar la nulidad de pleno derecho del Real Decreto y del Reglamento que aprueba.

La fundamentación del recurso planteado por el Consejo General del Notariado ha girado en torno a dos planteamientos.

1. La legalidad del cierre de la hoja registral

El primer planteamiento del recurso del CGN gira en torno a la legalidad de la sanción (el cierre de la hoja registral) impuesta por medio de la disposición adicional segunda del Real Decreto 609/2023 en supuestos de incumplimiento de la obligación de identificación e información al RECTIR.

El Consejo considera que existe una vulneración del principio de legalidad, jerarquía normativa y seguridad jurídica que preconizan los artículos 25 y 9.3 de la Constitución Española y, asimismo, una infracción de la Ley 39/2015, por cuanto se obliga a las personas jurídicas a presentar la misma información dos veces, habida cuenta de que dicha información ya consta en la Base de Datos de Titulares Reales del Consejo General del Notariado.

2. La legalidad de varios artículos del reglamento

El CGN cuestionó en su recurso la legalidad de los siguientes artículos del Reglamento:

• Artículo 1.4, que impone la obligación de declarar por medios telemáticos al RECTIR la información relacionada en los artículos 4 bis y 4 ter de la Ley 10/2010;
• Artículo 3.3, que regula la prelación de fuentes en caso de contradicción o discrepancia de la información facilitada al RECTIR.
• Artículo 3.4, que regula el procedimiento a seguir por el RECTIR y el registro de procedencia de los datos en supuestos de información contradictoria.
• Artículo 3.5, que impone la obligación de notificar cualquier discrepancia al RECTIR a los sujetos obligados y las autoridades competentes que soliciten información sobre titulares reales.
• Artículo 4.1.j), que impone la obligación de comunicar una dirección de correo a efectos de puesta a disposición de notificaciones.
• Artículo 5.4, que establece la necesidad de demostrar un interés legítimo para acceder a la información de titularidad para personas u organizaciones distintas a autoridades y sujetos obligados.

Ciñéndonos a las alegaciones que nos interesan a efectos de entender las obligaciones de comunicación que recaen sobre las sociedades mercantiles, el Consejo considera que:

• Se lesiona la jerarquía normativa.
• Carece de sentido la regulación de los citados artículos para resolver las discrepancias entre datos por información contradictoria, sobre la base de que no existe fiabilidad en los datos que obtiene del Registro Mercantil, apuntando por contraposición, que si se desprende tal fiabilidad de los que se obtienen de la Base de Datos de Titulares Reales del Consejo General del Notariado.

El dictamen del TS

El pasado mes de octubre de 2024, la Sala de lo Contencioso-Administrativo del Tribunal Supremo concluyó el procedimiento judicial mediante sentencia desestimatoria del recurso interpuesto por el Consejo General del Notariado. Si bien los fundamentos de derecho esgrimidos han servido para arrojar algo de luz sobre las obligaciones de comunicación que se recogen en el referido Real Decreto.

1. Legalidad del cierre de la hoja registral

Respecto a la primera de las alegaciones (la legalidad del cierre de la hoja registral) declara el Alto Tribunal que la disposición adicional que recoge dicha sanción

No crea ni alumbra una nueva obligación sobre la identificación e información al Registro Central de Titularidades Reales, desvinculada de la Ley, pues la misma ya se encontraba prevista en las normas con rango legal, singularmente en la Ley 10/2010….

Aclara asimismo que

Tampoco establece una infracción administrativa ni la correspondiente sanción a la misma, pues se limita a reiterar la obligación de identificación e información y a anudar a su inobservancia la consecuencia jurídica del cierre registral que identifica mediante la cita expresa del artículo 378 del Reglamento del Registro Mercantil, que no es, a los efectos que examinamos, una sanción, y que, por tanto, no da lugar al inicio y sustanciación del correspondiente expediente administrativo sancionador.

2. Legalidad de los preceptos reglamentarios

Respecto a la segunda de las alegaciones (la legalidad de los preceptos reglamentarios) aclara el Alto Tribunal lo siguiente:

1. Respecto a la nulidad del artículo 1.4 indica que únicamente resulta aplicable a aquellas entidades que o bien no hayan declarado su titularidad real a través del Registro Mercantil o bien no tengan regulada dicha vía de declaración. Es decir, la obligación que impone el artículo 1.4 es para aquellas entidades que no hayan efectuado comunicación alguna por los cauces establecidos, por lo que, a sensu contrario, aquellas entidades que hayan declarado su titularidad real a través de los registros que la norma cita, no vendrán obligadas a realizar dicha declaración por medios electrónicos al Registro Central de Titularidades Reales.
2. Respecto a la nulidad de los artículos 3.3, 3.4, 3.5, 4.1.j) y 5.4 del Reglamento, y en particular en lo tocante a la fiabilidad de los datos recabados de las diversas fuentes admitidas por la norma, advierte la Sala que no se puede desconocer que el acta notarial de manifestaciones de titularidad real no acredita la veracidad de las manifestaciones, sino la autenticidad de lo manifestado por una persona en un determinado momento. Y puntualiza igualmente, que «no todas las transmisiones de participaciones sociales se hacen en escritura pública, lo que, en consecuencia, no avala su caracterización como únicos datos fehacientes».

Respuestas sobre las obligaciones de comunicación de las sociedades

Una vez analizada la fundamentación de la sentencia, pasamos a abordar las cuestiones anteriormente planteadas.

1. ¿La norma impone una obligación de comunicación adicional en favor del RECTIR?

Atendiendo a la finalidad de la creación del Registro Central de Titularidades Reales, que no es otro, como su artículo 1º indica, que la centralización de los datos de la información sobre titularidad real disponible en los diversos registros y bases de datos, entendemos que no resulta exigible o, al menos, no se desprende de la redacción vigente del Real Decreto que lo aprueba, que la creación de este Registro imponga una nueva obligación a las sociedades mercantiles de identificar a sus titulares reales directamente ante el RECTIR.

A la postre, las sociedades mercantiles únicamente vendrán obligadas a comunicarse por medios electrónicos con el RECTIR en aquellos supuestos en que:

• No hayan declarado su titularidad real ante el Registro Mercantil (i.e. supuestos de falta de depósito de cuentas o cierre de la hoja registral).
• Los datos suministrados no sean todos los previstos en el Reglamento. En este último supuesto, las sociedades deberán realizar una declaración complementaria por medios electrónicos al RECTIR.

2. ¿Cómo deben actualizar la información las sociedades mercantiles en el caso de que se produzcan modificaciones en la titularidad real?

Cuando se produzcan cambios en la titularidad real, el órgano de administración deberá presentar en el Registro Mercantil nueva declaración de titularidad real en el plazo máximo de 10 días a contar desde el siguiente a que tenga conocimiento del cambio.

La comunicación se deberá efectuar a través de IURE, la aplicación habilitada a tal efecto por el Registro Mercantil. La aplicación y su manual de utilización pueden descargarse a través de la página web de Sede Registradores.

3. ¿No identificar al titular real conlleva el cierre de la hoja registral?

Habiendo avalado el Tribunal Supremo la legalidad y plena validez del cierre de la hoja registral como sanción incorporada mediante la disposición adicional segunda del Real Decreto 609/2023, la falta de identificación del titular real ante el Registro Mercantil correspondiente determinará, como ya hemos visto en recientes calificaciones, el cierre de la hoja registral de la compañía.

Ello puede ser de especial relevancia para las sociedades de nueva constitución, en las que, al no haber depositado las cuentas anuales, no consta la comunicación de sus datos sobre titularidad real al Registro Mercantil viniendo obligadas a efectuar la comunicación o bien al Registro Mercantil a través de la aplicación IURE o bien al RECTIR dentro del mes siguiente a la inscripción de su constitución, bajo sanción de cierre de la hoja registral casi ab initio.