Cómo registrar el software en una startup

El software puede ser el activo más valioso de tu startup… o un gasto más en tu cuenta de resultados. La diferencia no solo afecta a tu balance, sino también a tu capacidad de financiación, a la percepción de tus inversores e incluso a tu valoración fiscal. Por eso, es fundamental saber cómo registrar el software en una startup, sobre todo, desde el punto de vista contable.

En este artículo, te ofrecemos una guía práctica para saber cuándo y cómo registrar el software en una startup, evitando errores comunes que podrían costarte caro.

1. ¿Qué entendemos por software y qué tipos existen?

Desde programas de contabilidad, sistemas ERP, procesadores de texto, hojas de cálculo, hasta aplicaciones de mensajería y videojuegos, el software constituye una herramienta fundamental en el entorno profesional y personal.

Las compañías pueden adquirir software a terceros o desarrollarlo internamente, ya sea para su uso propio o para su comercialización.

Para saber cómo registrar el software en una startup es importante que tengas en cuenta que si tu startup adquiere a un tercero un programa informático, lo reconocerá como un elemento más de su inmovilizado; si es quien lo desarrolla, podrá activar los costes de producirlo, siempre y cuando se cumplan ciertos requisitos.

2. Fases de desarrollo del software

Cuando el programa es desarrollado in-house, para saber cómo registrar el software en una startup resulta necesario distinguir la fase del proyecto en la que se este se encuentra, ya que condiciona su tratamiento contable:

• Fase de investigación: etapa preliminar del proyecto, cuando se realizan actividades orientadas a la obtención de nuevos conocimientos o alternativas para el desarrollo de software.
• Fase de desarrollo: comprende la aplicación de los conocimientos obtenidos en la fase de investigación para la producción de software, con el objetivo de diseñar, construir y poner en funcionamiento un software que cumpla con los requisitos técnicos y funcionales definidos por la empresa. En esta etapa se materializa el proyecto, pasando de la idea o el concepto a un producto concreto y utilizable.

3. Criterios para su reconocimiento contable

3.1. Criterios generales

Al abordar cómo registrar el software en una startup, debemos tener en cuenta que para que un programa, ya sea adquirido o desarrollado, pueda ser activado en el balance, deben cumplirse los siguientes criterios:

Identificabilidad: ¿Puedo venderlo por separado?

El activo debe estar claramente identificado y diferenciado. Esto implica que debe ser separable de estos activos, es decir, susceptible de ser transferido o surgir de derechos contractuales.

Control: ¿Tienes derechos legales sobre él?

La empresa debe tener el control sobre el software. Esto quiere decir que puede obtener los beneficios derivados de su uso y restringir su acceso a terceros.

Existencia de beneficios económicos futuros: ¿Generará ingresos o ahorrará costes en el futuro?

Naturalmente, la adquisición de nuevo software estará orientada a incrementar la rentabilidad de la empresa, ya sea mediante la optimización de recursos o impulsando la generación de ingresos.

Sin embargo, cuando se trata de software desarrollado, es fundamental elaborar un plan de negocio sólido que respalde la capacidad de la empresa para obtener beneficios económicos futuros. Este plan debe demostrar, de manera razonada y documentada, que la inversión realizada contribuirá efectivamente a la mejora de los resultados de la compañía.

Fiabilidad del coste: ¿Cómo has determinado el coste?

El coste del software debe poder ser medido de forma fiable, incluyendo todos los gastos directamente atribuibles a su adquisición o desarrollo.

3.2. Requisitos específicos para el software desarrollado

Para saber cómo registrar el software en una startup cuando ha sido desarrollado por la propia empresa es fundamental centrarse en la fase en la que se encuentra el proyecto:

Fase de investigación

En el caso particular del software, la fase de investigación suele ir orientada determinar la viabilidad del proyecto: búsqueda y comparativa de diferentes opciones, pruebas preliminares, exploración de diferentes soluciones, estudios de mercado…

En esta fase no activaremos el software, sino que los desembolsos se reconocerán como un gasto del ejercicio, pues todavía no existe certeza suficiente de que vayan a generarse beneficios económicos futuros.

Fase de desarrollo

En la fase de desarrollo se podrán activar aquellos costes que sean directamente atribuibles a la creación del software, como los de materiales y servicios utilizados específicamente para el desarrollo del proyecto, los salarios del personal técnico involucrado, los costes de subcontrataciones directamente relacionados y la amortización de equipos y herramientas empleados exclusivamente durante esta etapa.

Es importante tener en cuenta al abordar cómo registrar el software en una startup que estos costes pueden activarse como inmovilizado intangible siempre que:

• Cumplan los criterios generales: identificabilidad, control, motivos fundados de éxito técnico y fiabilidad del coste.
• Pueda demostrarse la capacidad, utilidad e intención de completar la producción del software y usarlo o venderlo.

En este sentido, es crucial disponer de los recursos técnicos y financieros adecuados para completar el desarrollo y para utilizar o vender el activo. Esta capacidad puede demostrarse con un plan de negocio que ponga de manifiesto la capacidad de la entidad para proveerse de tales recursos, ya sea través de autofinanciación o de financiación externa.

4. Errores comunes y recomendaciones para saber cómo registrar el software en una startup

La normativa contable es exigente en lo que se refiere al reconocimiento del inmovilizado intangible, por lo que resulta imprescindible a la hora de saber cómo registrar el software en una startup que se debe ser capaz de probar que se cumplen todos los requisitos exigidos para su activación. Para conseguirlo, te recomendamos:

• Evita depender solo de controles internos. Una revisión o auditoría externa aporta credibilidad, rigor y transparencia en el proceso.
• Documenta bien cada fase del proyecto. Asegúrate de que cada gasto esté claramente vinculado a un proyecto con objetivos definidos. Pide a tus proveedores que se especifique el proyecto en las facturas si es necesario.
• Garantiza la trazabilidad entre costes y flujos de efectivo esperados.
• Registra meticulosamente la dedicación del personal y la amortización de los elementos utilizados en el proyecto.

Muchas startup no capitalizan sus proyectos por desconocimiento o temor a complejidades contables, inflando innecesariamente sus gastos y subestimando el valor real de la empresa. Otras activan sus gastos sin cumplir los requisitos, corriendo el riesgo de enfrentarse a ajustes contables o sanciones fiscales.

En el Área de Forensic de Vento Abogados & Asesores, te ayudamos a saber cómo registrar el software en una startup, evitar estos errores, asesorándote para que documentes correctamente la activación de tus activos intangibles, cumpliendo con la normativa vigente y mejorando la imagen financiera de tu startup ante inversores, auditores y las autoridades tributarias.