Todo lo que debe saber sobre el sistema Verifactu y la facturación electrónica obligatoria
En los últimos años, se aprobaron dos normas en nuestro país, la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece, que impondrán a empresas y profesionales la obligación de emitir sus facturas electrónicamente empleando programas y soluciones adaptadas a los requisitos de dichas leyes y los reglamentos que las desarrollan.
El retraso en la aprobación del reglamento ha generado incertidumbre a empresas y autónomos, pero en estos momentos ya tenemos certezas sobre la fecha límite para adaptarse al sistema Verifactu y las medidas necesarias para adaptarse a las normas que desarrolla la Ley Antifraude.
A continuación, desde el Área de Contabilidad y Gestión Fiscal de Vento Abogados & Asesores vamos a explicar las claves del sistema Verifactu y la facturación electrónica. Además, vamos a presentar una herramienta que Vento pone a disposición de sus clientes para ayudarlos a cumplir con la normativa de una forma sencilla y segura.
1. Sistema Verifactu
El sistema Verifactu entrará en vigor de manera efectiva el 1 de enero de 2026 para las personas jurídicas y el 1 de julio de 2026 para las personas físicas.
1.1. Exoneraciones del sistema Verifactu
Sin embargo, no todas las personas jurídicas y físicas de nuestro país deben adoptar el sistema Verifactu para emitir facturas. Dicho sistema, que tiene como objetivo dar cumplimiento a la Ley Antifraude, presenta algunas exoneraciones:
- Personas jurídicas: Están exoneradas las entidades que ya estén en el SII, las entidades exentas y las entidades parcialmente exentas, como asociaciones sin ánimo de lucro y fundaciones.
- Personas físicas: Están exoneradas las personas que ya estén en el SII, los arrendadores de inmuebles cuya actividad no constituya actividad económica, los sujetos pasivos del Régimen especial de agricultura, ganadería y pesca, los del Recargo de Equivalencia y los del régimen simplificado de IVA.
1.2. ¿Qué implica su implantación a la hora de emitir una factura?
Todos los obligados a adaptarse al sistema Verifactu deberán disponer de un software de facturación que garantice la integridad, trazabilidad, legibilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
Además, las facturas deberán llevar un código QR y estar firmadas electrónicamente con el certificado digital del sujeto pasivo que emita la factura.
Es importante tener en cuenta que las facturas no podrán ser modificadas una vez emitidas y la fecha de emisión será la del día en que se confeccione la factura.
Asimismo, el software debe permitir el envío de la factura generada a la Administración Tributaria. Aunque el envío es opcional inicialmente, una vez realizado el primer envío, será obligatorio continuar haciéndolo.
En caso de no realizar el envío automático a la AEAT, las aplicaciones adaptadas al sistema Verifactu deberán guardar de forma segura los registros de facturación.
1.3. ¿Qué debe hacer para asegurarse de que está preparado para implementar el sistema Verifactu?
- Si ya dispone de un software de facturación:
• Contacte con su proveedor para comprobar que cumple con los requisitos del sistema Verifactu: verificar la integridad de cada factura emitida y permitir el envío a la Administración Tributaria.
• Asegúrese de que el software tiene informados los códigos establecidos por la Administración Pública para identificar el tipo de factura emitida y el tipo de transacción.
• Solicite al proveedor del software la declaración responsable que certifique el cumplimiento del reglamento Verifactu. - Si no dispone de un software de facturación:
• Adquiera un software homologado, ya que no podrá seguir emitiendo facturas en formato PDF, Excel o Word.
• La AEAT pondrá a disposición una aplicación web en su portal para aquellos sujetos pasivos que emitan un número reducido de facturas.
2. Facturación electrónica
La factura electrónica ya se utiliza en el caso de empresarios que emiten facturas a la Administración Pública y algunos grandes contribuyentes. Sin embargo, con la Ley Crea y Crece se extiende la obligatoriedad de la factura electrónica a todas las facturas emitidas entre empresarios (B2B).
2.1. Requisitos de la facturación electrónica
Los tres grandes requisitos que deben tener en cuenta empresas y profesionales para adaptarse a la facturación electrónica son:
- Emisión de la factura en formato XML, firmada electrónicamente con el certificado digital del empresario emisor.
- Envío de la factura al cliente a través de un portal autorizado.
- Obligación de informar sobre la fecha e importe pagado de cada factura recibida y aceptarla de forma expresa en el portal privado.
2.2. Entrada en vigor de la facturación electrónica
La Ley Crea y Crece contempla dos plazos diferentes para que las empresas y los profesionales adopten la facturación electrónica:
- Para los contribuyentes que facturen más de 8.000.000 de euros será obligatorio realizar la facturación electrónicamente a los 12 meses de la aprobación del reglamento.
- Para el resto de los contribuyentes, será obligatorio a los 24 meses de la aprobación del reglamento.
Aunque dicho reglamento no se ha aprobado aún, se prevé que vea la luz en los próximos meses.
3. Recomendaciones para adaptarse al sistema Verifactu y la facturación electrónica
Para cumplir con ambas normativas, desde el Área de Contabilidad de Vento le recomendamos que implemente un software que le garantice que su forma de emitir facturas cumple con las exigencias del sistema Verifactu y la facturación electrónica.
En Vento, además de informar a nuestros clientes, organizaremos formaciones para abordar dudas sobre el sistema Verifactu y la facturación electrónica.
Además, hemos desarrollado una herramienta de facturación que cumple con ambas normativas y se actualiza constantemente en tiempo real. De tal forma que las empresas y los profesionales que trabajan con nosotros puedan emitir y gestionar sus facturas de manera segura y eludir cuantiosas multas.
