Cuestiones clave sobre canal de denuncias y protocolo de prevención del acoso
En los últimos años se han aprobado varias normas que han establecido un catálogo de obligaciones para las empresas en materia de canal de denuncias y protocolo de prevención del acoso.
Así, tanto la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, como de la normativa sobre prevención del acoso laboral, fijan obligaciones y plazos en materia de canal de denuncias y protocolo de prevención del acoso.
1. Obligación de disponer de un canal de denuncias y comunicación del Responsable del Sistema Interno de Información
La Ley 2/2023 obliga a las empresas con 50 o más personas trabajadoras a disponer de un Sistema Interno de Información (SII), conocido comúnmente como «canal de denuncias», que permita comunicar de forma confidencial posibles infracciones del ordenamiento jurídico.
Este canal deberá garantizar la confidencialidad de la identidad de la persona informante y la tramitación diligente de las comunicaciones recibidas.
Asimismo, debe nombrarse un Responsable del Sistema Interno de Información (RSII), que desarrollará sus funciones de forma independiente y autónoma respecto de la dirección de la empresa.
Pues bien, las empresas obligadas a disponer de un canal de denuncias interno disponen de 2 meses, a contar desde el 10 de febrero de 2026, para notificar a la Autoridad Independiente de Protección al Informante (AIPI) el nombramiento del Responsable de su Sistema Interno de Información.
Por lo tanto, la fecha límite para realizar esta comunicación es el 10 de abril de 2026.
La notificación del RSII debe realizarse a través del formulario web habilitado por la AIPI, disponiendo de una guía y un manual de apoyo para completar el proceso. Entre los requisitos para cumplimentar dicho formulario se encuentran:
• Contar con certificado digital y tener instalada la aplicación de Autofirma.
• Utilizar un navegador compatible (Edge, Chrome o Firefox).
• Disponer del código CNAE de la organización.
• Aportar el documento digitalizado donde conste el nombramiento del RSII.
• En caso de representación, documentación acreditativa.
En el caso de grupos de empresas, la notificación debe realizarse de forma individual por cada sociedad.
Debido al plazo ya en curso, resulta imprescindible para cumplir las obligaciones en materia de canal de denuncias y protocolo de prevención del acoso laboral revisar internamente si la persona responsable ha sido formalmente designada y preparar la documentación necesaria cuanto antes.
2. Vinculación entre canal de denuncias y protocolo de prevención del acoso laboral y sexual
Todas las empresas, independientemente del número de personas trabajadoras, están obligadas a disponer de un protocolo de prevención del acoso sexual y por razón de sexo, en el que se establezcan las medidas para prevenir, detectar y actuar ante estas situaciones dentro del entorno laboral.
Esta obligación deriva del artículo 48 de la Ley Orgánica 3/2007, para la igualdad efectiva de mujeres y hombres, así como del Real Decreto 901/2020 y de la Ley Orgánica 10/2022, de garantía integral de la libertad sexual.
El protocolo frente al acoso debe incluir procedimientos específicos para dar cauce a las denuncias o reclamaciones que puedan formular quienes hayan sido víctimas de estas conductas. Resulta fundamental que el canal de denuncias implantado conforme a la Ley 2/2023 y el protocolo de prevención del acoso confluyan y se complementen adecuadamente.
En este sentido, el canal de denuncias será la vía adecuada para prevenir y detectar el acoso laboral en cualquiera de sus modalidades.
La empresa debe garantizar que canal de denuncias y protocolo de prevención del acoso estén coordinados, informando a la plantilla de los cauces disponibles para formalizar una denuncia de forma confidencial.
3. Obligación de instruir correctamente cualquier denuncia
Una vez recibida una comunicación a través del canal interno, la empresa debe gestionarla con la debida diligencia, garantizando la confidencialidad y la ausencia de represalias contra la persona informante. El procedimiento de gestión de denuncias debe contemplar, como mínimo:
- El envío de acuse de recibo a la persona informante en el plazo de 7 días naturales tras su recepción.
- Un plazo máximo de 3 meses para dar respuesta a las actuaciones de investigación, ampliable excepcionalmente hasta otros 3 meses adicionales en casos de especial complejidad.
- La garantía de confidencialidad de la identidad de la persona informante y de la información aportada.
- El respeto a la presunción de inocencia y al derecho de defensa de las personas afectadas.
- La remisión inmediata de la información al Ministerio Fiscal cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito.
La correcta instrucción de las denuncias no solo es una obligación legal, sino una garantía de protección tanto para las personas informantes como para las personas afectadas. La empresa está obligada a activar su protocolo de forma inmediata cuando exista una sospecha, queja o denuncia de acoso, documentando todo el proceso y adoptando, si procede, medidas cautelares de protección.
4. Régimen sancionador en materia de canal de denuncias y protocolo de prevención del acoso
El incumplimiento de las obligaciones previstas en la Ley 2/2023 puede acarrear graves consecuencias económicas y reputacionales. El régimen sancionador distingue entre infracciones leves, graves y muy graves, con las siguientes cuantías:
| Tipo de infracción | Personas físicas | Personas jurídicas |
|---|---|---|
| Infracciones leves | Hasta 1.000€ | Hasta 40.000 € |
| Infracciones graves | De 1.001 € a 30.000 € | De 40.001 € a 600.000 € |
| Infracciones muy graves | De 30.001 € a 300.000 € | De 600.001 € a 1.000.000 € |
Se considerarán infracciones muy graves, entre otras:
- No disponer del canal interno de denuncias cuando exista la obligación legal de ello.
- Adoptar represalias contra la persona denunciante.
- Revelar la identidad de la persona informante sin su consentimiento.
- Obstruir denuncias o investigaciones.
- Incumplir los plazos de acuse de recibo o de respuesta.
Además de las sanciones económicas, la Autoridad Independiente de Protección del Informante (AIPI) puede acordar la amonestación pública, la prohibición de obtener subvenciones u otros beneficios fiscales durante un plazo máximo de 4 años. Así como la prohibición de contratar con el sector público durante un plazo máximo de 3 años.
En lo que respecta al protocolo de prevención del acoso, el incumplimiento de las obligaciones en esta materia también puede generar sanciones administrativas, con multas que pueden alcanzar cuantías muy elevadas en caso de infracciones muy graves, así como responsabilidad civil e incluso penal en determinados supuestos.
5. Recomendaciones sobre canal de denuncias y protocolo de prevención del acoso
A la vista de lo expuesto, recomendamos encarecidamente en materia de canal de denuncias y protocolo de prevención del acoso que las empresas procedan a:
- Verificar que la organización dispone de un canal de denuncias interno operativo y conforme a la Ley 2/2023.
- Designar formalmente al Responsable del Sistema Interno de Información y comunicar su nombramiento a la AIPI antes del 10 de abril de 2026.
- Revisar que el protocolo de prevención del acoso sexual y por razón de sexo esté actualizado, implantado y difundido a toda la plantilla.
- Asegurar que canal de denuncias y protocolo de prevención del acoso están vinculados y se complementan adecuadamente.
- Formar al personal responsable de la gestión de denuncias y garantizar la correcta instrucción de cualquier comunicación recibida.
En Vento Abogados & Asesores contamos con un equipo de abogados laboralistas con una dilatada trayectoria en asesorar a empresas en materia de canal de denuncias y protocolo de prevención del acoso, de cara a ayudarlas a diseñarlos, coordinarlos y gestionarlos de forma eficaz.
