Recientemente, la Dirección General de Tributos (DGT) en su consulta vinculante V0540-24, de 9 de abril de 2024 se ha pronunciado sobre cómo registrar el kilometraje de los trabajadores y justificarlo, teniendo en cuenta que el importe exento de tributación asciende, actualmente, hasta los 0,26 euros/km. La DGT ha respondido así a una solicitud planteada por una empresa que tiene a trabajadores desplazándose por diferentes localidades en vehículos propios.
La Dirección General de Tributos señala que en caso de utilizar vehículo propio, las cantidades asignadas por desplazamientos quedarán exoneradas de gravamen en la parte que corresponda al cómputo de 0,26 euros por kilómetro recorrido en los desplazamientos cuya realidad se justifique. A esta cantidad procederá añadirle los gastos de peaje y aparcamiento en cuanto se justifiquen.
Respecto a la justificación de la realidad de los desplazamientos, la misma podrá realizarse por medio de cualquiera de los medios de prueba admitidos en Derecho, según dispone el artículo 106 de la Ley General Tributaria, si bien corresponderá a los órganos de gestión e inspección de la Administración Tributaria su valoración.
La empresa debe registrar el kilometraje de los trabajadores y justificarlos
Además queda claro que quien tiene que aportar prueba es la empresa porque en el caso de gastos de desplazamiento mediante uso de vehículo privado, así como los gastos de manutención, deben ser acreditados por el pagador, en este caso la empresa. Es a la compañía a quien corresponde justificar el día y lugar del desplazamiento que, junto con el motivo o razón de éste, son precisamente los extremos que permiten acreditar que las cantidades (euros por kilómetro o euros por día) establecidas en la norma quedan exoneradas de tributación por obedecer a razones laborales y de desarrollo de su actividad económica.
Es por ello necesario conformar un proceso interno (ya sea informático, manual o cualquier otro método tecnológico) para registrar el kilometraje de los trabajadores, que permita a todas las personas trabajadoras cumplimentar los desplazamientos realizados y la causa de los mismos, con el objeto de acreditar que los kilómetros realizados están motivados únicamente en la prestación de servicios.
En este sentido, es recomendable que las empresas cuenten con el asesoramiento de abogados laboralistas con experiencia en el análisis de procesos internos para registrar el kilometraje de los trabajadores, de cara a que comprueben que cumplen con los requisitos necesarios para que las empresas puedan beneficiarse de la exoneración del kilometraje.
